Datenschutzerklärung und Information der Betroffenen

Datenschutzerklärung und Information der Betroffenen gemäß Artikel 13 und Artikel 14 EU-DSGVO

Die Mannheim Business School gGmbH (nachfolgend auch „MBS“ genannt) erhebt und verarbeitet (insbesondere speichert und übermittelt) personenbezogene Daten mit dem primären Zweck der Durchführung von Studienprogrammen. Die betroffenen Personenkreise sind i.A. Teilnehmer an MBS Studienprogrammen, Studieninteressierte, Alumni, B2B Geschäftspartner, Austauschstudenten, Dozenten sowie Mitarbeiter der MBS.

Im Folgenden legen wir dar, wie wir auf Grundlage der gesetzlichen Erlaubnistatbestände des § 6 Abs. 1 EU-DSGVO mit Ihren personenbezogenen Daten verfahren. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse der effektiven Durchführung der betroffenen Prozesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde.

A.    Erläuterung der Datenverarbeitungsvorgänge

I.    Speicherung der Daten bei der MBS

Die Speicherung personenbezogener Daten von Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern erfolgt auf dem Fileserver der MBS. Dieser befindet sich im Colocation Bereich des Rechenzentrums der Universität Mannheim.

II.    Nutzung des Salesforce CRM-Systems

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personengruppen werden zudem in dem CRM-System „Salesforce“ gespeichert. Dieses System dient der MBS als zentrale Verwaltungsanwendung unter anderem zur Planung und Durchführung der Kurse, Organisation von Veranstaltungen und Strukturierung weiterer interner Verwaltungsvorgänge. Das Datencenter dieses Systems befindet sich in Deutschland. Dennoch kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang auch auf Servern gespeichert werden, die sich außerhalb der EU befinden.

III.    Nutzung von Office 365 durch die MBS

Die MBS benutzt zur Organisation und Abwicklung interner Verwaltungsvorgänge Dienste des Anbieters Microsoft. Dabei werden auch personenbezogene Daten in Anwendungen dieses Anbieters verarbeitet, beispielweise in Outlook, MS Teams, One Drive, SharePoint und Microsoft Forms. Zudem werden die an E-Mail-Adressen mit der Domain „@mbs.education“ & „@mannheim-business-school.com“ (inklusive Subdomains) versandten Emails über Office 365 empfangen. Die Daten werden grundsätzlich in Datencentern innerhalb der EU verarbeitet bzw. gespeichert. Dennoch kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang auch auf Servern gespeichert werden, die sich außerhalb der EU befinden.

IV.    Nutzung von Docusign

Die MBS nutzt Dienste des Anbieters Docusign zur elektronischen Unterschrift von Vertragsdokumenten. Die Daten werden in Datencentern innerhalb der EU verarbeitet / gespeichert. Dennoch kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang auch auf Servern gespeichert werden, die sich außerhalb der EU befinden.

V.    Nutzung von Coveto

Die MBS nutzt Dienste des Anbieters Coveto für die Durchführung des Mitarbeiterrekrutierungsprozesses der MBS, sowie um Diensleistungen des Career Development Teams zu unterstüzten. Coveto ist ein Anbieter mit Sitz in Deutschland und nutzt ausschließlich Rechenzentren in Deutschland zur Verarbeitung und Speicherung der Daten.

VI.    Nutzung von Form Assembly

Die MBS nutzt Dienste des Anbieters Form Assembly um Daten von betroffenen Personen abzufragen. Insbesondere wird der Bewerbungsprozess zu Studienprogrammen der MBS hierdurch unterstützt. Form Assembly nutzt zur Bereitstellung des Dienstes Rechenzentren von Amazon Webservices, die in Deutschland liegen. Dennoch kann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang auch auf Servern gespeichert werden, die sich außerhalb der EU befinden.

VII.    Nutzung von Canvas

Die MBS richtet im Allgemeinen für jeden Teilnehmer ein Nutzerkonto für das Learning Management System „Canvas“ ein, auf dem die Kurse samt Kursmaterialien sowie Prüfungsleistungen abrufbar sind. Über dieses System werden die Prüfungsleistungen, die Bekanntgabe der Ergebnisse sowie die Kommunikation bezüglich der Kursdurchführung abgewickelt. Instructure Global Ltd. nutzt für die Bereitstellung des Dienstes Rechenzentren von Amazon Web Services, die in Deutschland liegen.

VIII.    Datenweitergabe an die Universität Mannheim

Die MBS speichert und nutzt die o.g. personenbezogenen Daten nach Maßgabe dieser Erklärung u.a. zum Zwecke der ordnungsgemäßen Durchführung der MBS-Studienprogramme. Die akademische Betreuung im Rahmen der MBS-Studienprogramme wird hierbei teilweise durch die Universität Mannheim verantwortet. Zudem wird der gegebenenfalls erworbene Studienabschluss von der Universität Mannheim verliehen. Zu diesem Zweck werden der Universität Mannheim die o.g. personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt.

IX.    Datenweitergabe an Partneruniversitäten

Im Rahmen Ihrer Teilnahme an ausgewählten Studienprogramm der MBS erhalten Sie die Möglichkeit, bestimmte Studienabschnitte an einer unserer Partneruniversitäten abzuleisten. Zur Durchführung dieser Kooperationsprogramme ist es erforderlich, bestimmte personenbezogene Daten an die Partneruniversität zu übermitteln. Diese Daten werden dann von der Partneruniversität verarbeitet und gegebenenfalls genutzt, die sich außerhalb der EU befinden kann.

X.    Datenweitergabe an Akkreditierungsorganisationen

Zu Zwecken der Akkreditierung der MBS (durch international führende Organisationen: derzeit AACSB International, EQUIS und AMBA) werden personenbezogene Daten an Akkreditierungsorganisationen weitergegeben. Dies erfolgt regelmäßig in anonymisierter Form.

B.    Information über Betroffenenrechte und allgemeine Hinweise

I.    Allgemeine Hinweise und Pflicht Informationen

Die Mannheim Business School nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

II.    Hinweis zur Verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Mannheim Business School gGmbH
Geschäftsführer: Prof. Dr. Jens Wüstemann
L5, 6
68131 Mannheim, Deutschland
Tel.: +49 621 181 1281
info(at)mannheim-business-school.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

III.    Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keinen anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

IV.    Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Björn Schenk
L5, 6
68131 Mannheim

E-Mail: datenschutz(at)mannheim-business-school.com

V.    Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

VI.    Hinweis zur Datenweitergabe in die USA

Wir nutzen zur Organisation unserer internen Arbeitsabläufe unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA. In diesem Zusammenhang, können Ihre personenbezogenen Daten an die US-Server der jeweiligen Unternehmen weitergegeben werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA kein sicherer Drittstaat im Sinne des EU Datenschutzrechts sind. US-Unternehmen sind dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z.B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

VII.    Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).</p> <p>WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO)

VIII.    Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichts­behörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

IX.    Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

X.    Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

XI.    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir überarbeiten diese Datenschutzrichtlinie im Falle von Änderungen in der Datenverarbeitung oder bei anderen Gelegenheiten, die dies erforderlich machen. Auf dieser Website finden Sie immer die aktuelle Version.

Stand: 02.06.2021